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Hablar de imprevistos en eventos es hablar de cualquier situación inesperada que altera el plan original: un fallo técnico, un retraso, una baja de última hora, un cambio de agenda, condiciones meteorológicas adversas, una confusión con acreditaciones o una necesidad urgente de reorganizar el protocolo.

No importa si se trata de un detalle aparentemente menor o de una situación de mayor envergadura: un imprevisto en un evento puede afectar tanto a la percepción del asistente como al ritmo de trabajo de todo el equipo. Por eso, estar preparados es fundamental.

Anticipación: la primera barrera frente a los imprevistos en eventos

El primer paso para afrontar imprevistos en eventos es asumir que van a ocurrir. Desde ahí, se puede trabajar en un plan de contingencia que contemple diferentes escenarios.

• ¿Qué pasa si falla el sistema de acreditación?

• ¿Qué hacemos si un ponente llega con retraso?

• ¿Y si cambia la previsión meteorológica y el evento es al aire libre?

Contar con alternativas previamente pensadas es clave para actuar con agilidad.

Un buen equipo debe recibir un briefing claro que incluya posibles incidencias y las soluciones más eficaces. Esto permite que, en caso de surgir un problema, no se pierda tiempo improvisando y se tomen decisiones con rapidez.

Comunicación efectiva ante los imprevistos en eventos

Una de las herramientas más potentes para gestionar imprevistos en eventos es la comunicación. Y no solo con el cliente o el organizador, sino también entre todos los miembros del equipo y, cuando sea necesario, con los propios asistentes.

• Internamente: Es esencial que el personal sepa qué ha ocurrido, cómo actuar y a quién acudir en caso de duda.

• Con el cliente: Informar de forma rápida, clara y profesional ayuda a mantener la confianza.

• Con los asistentes: Explicar con calma, dar soluciones visibles y mantener una actitud proactiva transmite seguridad.

Una buena comunicación reduce la tensión y ayuda a evitar que el imprevisto se convierta en un problema mayor.

Profesionalidad visible, incluso en momentos de tensión

Una parte fundamental de afrontar imprevistos en eventos es la actitud del personal. El equipo debe mantener la compostura, la imagen cuidada y una disposición siempre amable, incluso cuando todo está cambiando sobre la marcha.

• Nunca mostrar nerviosismo o desacuerdo.

• Transmitir calma y confianza en todo momento.

• Resolver con amabilidad y determinación.

El asistente no siempre sabe lo que ocurre, pero sí percibe cómo se le atiende. Por eso, la profesionalidad debe mantenerse especialmente en los momentos en los que surgen los imprevistos en eventos.

Adaptabilidad con criterio

Saber adaptarse es una de las habilidades más valoradas en el mundo de los eventos. Los imprevistos en eventos obligan a ajustar tiempos, cambiar ubicaciones o incluso reordenar contenidos. Pero no se trata de improvisar sin dirección, sino de actuar con criterio y priorizar lo que realmente importa.

• Reubicar una actividad si el espacio no está disponible.

• Cambiar el orden del programa si hay una ausencia.

• Simplificar ciertos procesos para no frenar el desarrollo del evento.

La flexibilidad profesional permite mantener el control sin comprometer la experiencia del asistente.

Formación y experiencia: los pilares para gestionar imprevistos en eventos

Una agencia especializada como ACHE Azafatas sabe que no basta con tener personal amable. Se necesita formación específica para saber reaccionar ante imprevistos en eventos con rapidez, calma y eficacia.

Nuestro equipo está preparado para detectar incidencias, priorizar soluciones y comunicar con claridad. Sabemos que cada evento es diferente y que la experiencia acumulada se convierte en la mejor herramienta frente a lo inesperado.

Evaluar y aprender tras los imprevistos

Una vez finalizado el evento, conviene analizar lo ocurrido: ¿qué imprevisto surgió?, ¿cómo se resolvió?, ¿qué podría haberse hecho mejor? Esta evaluación permite perfeccionar los protocolos, reforzar los puntos débiles y seguir mejorando en cada nuevo evento.

En ACHE Azafatas lo tenemos claro: cada imprevisto en un evento es una oportunidad para aprender, crecer y ofrecer un mejor servicio en el futuro.

Conclusión

Los imprevistos en eventos son inevitables, pero no tienen por qué convertirse en un problema. Con planificación, comunicación, actitud profesional y un equipo preparado, se pueden resolver sin comprometer el éxito del evento ni la imagen de la empresa organizadora.

En definitiva, saber actuar ante los imprevistos en eventos es lo que marca la diferencia entre un buen servicio y uno excelente. Y en ACHE Azafatas, esa diferencia forma parte de nuestro día a día.

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INDICE

1COMO LLEGAR 

1.1TRANSPORTE PÚBLICO 

1.2 COCHE

2 PABELLONES

2.1 PABELLONES

2.2 SERVICIOS

2.3 SERVICIO DE GUARDARROPÍA

Cómo llegar a IFEMA

IFEMA, el recinto ferial más grande de Madrid, es un centro de eventos de renombre mundial que alberga una amplia variedad de ferias, conferencias y exposiciones durante todo el año. Aquí te mostramos algunas formas de llegar:

– Transporte Público: IFEMA cuenta con excelentes conexiones de transporte público. Puedes llegar en metro utilizando la línea 8, estación Feria de Madrid. También hay autobuses que te llevan directamente al recinto desde diferentes puntos de la ciudad.

– Coche: Si prefieres conducir, IFEMA dispone de amplios aparcamientos(maps) donde puedes dejar tu vehículo de forma segura durante tu jornada laboral.

TARIFAS COCHE: LINK A TARIFAS

• Tarifa tiempo real: 2,85 € / hora (IVA incluido – Pago fraccionado por minutos)
• Tarifa prepago: 14,00 € / día (IVA incluido).
  Puede conseguir un ahorro para estancias superiores a 4,5 horas. Esta tarifa debe ser elegida en la primera hora de estancia en el aparcamiento. Deberá adquirirla en los puntos de venta manuales y en los cajeros automáticos de los aparcamientos.
• Tarifa máxima diaria: 20,00 € (IVA incluido).

PONER DISCLAIMER DE APARCAMIENTO (EMPRESAS)

Dentro del recinto

Entradas y Buses

Al trabajar como azafata en IFEMA, es importante estar al tanto de cómo funcionan las entradas y los servicios de buses. Las entradas suelen ser proporcionadas por la empresa organizadora del evento o por la propia IFEMA, y es fundamental tenerlas siempre a mano para acceder al recinto.

Recuerda que dependiendo del pabellón que te corresponda debes entrar por una puerta u otra, si debes ir hacia los pabellones 1 – 6 podrías entrar por la puerta SUR, de lo contrario en caso de tener que ir hacia los pabellones del 8 – 10 podrías entrar con mayor facilidad por la puerta NORTE.

En cuanto a los buses, IFEMA ofrece servicios de transporte interno que te llevan de un pabellón a otro, lo que es especialmente útil cuando los eventos ocupan múltiples espacios. Estos buses operan diariamente durante el horario de apertura del recinto, desde las 8:00 a.m. hasta las 8:00 p.m. Los días de funcionamiento varían dependiendo de los eventos y la demanda, por lo que te recomendamos consultar los horarios específicos al llegar al recinto. ES UN SERVICIO GRATUITO.

HORA DE LLEGADA – CALCULAR SIEMPRE SI ES EN METRO 30 MINUTOS, Y SI EN COCHE (DEPENDIENDO DEL DÍA) LLEGAR CON SUFICIENTE TIEMPO PARA APARCAR EL COCHE (TENER E CUENTA QUE CUANDO ES FIN DE SEMANA SERÁ MÁS DIFÍCIL CONSEGUIR SITIO).

Detalles de los Pabellones

IFEMA se compone de varios pabellones, cada uno destinado a diferentes eventos y sectores industriales. Desde espacios para exposiciones hasta salas de conferencias, cada pabellón tiene su propia identidad y características únicas. Es importante familiarizarse con la ubicación de cada pabellón y las actividades que albergará durante tu jornada laboral.

¿Cómo llegar al pabellón correspondiente?

 Cuando tienes acreditación en el código te poner una información 

EJ 10H34

• El primer numero es el numero del pabellón.
• La letra es el pasillo por donde se encuentra el stand.
• El numero final es el numero del stand.

Cafetería y baños

Cada pabellón cuenta con una cafetería que esta localizada al fondo de este cuando se entra por el pasillo interno del recinto, tiene diferentes opciones de comida para desayuno, comida y cena, tiene menú y los precios son variados.

En caso de no ir a la cafetería puedes llevar tu propia comida y servirla en el momento del descanso.

Los baños se encuentran tanto a los lados de la cafetería como en algunos pabellones también hay en medio y son de libre uso, por lo que se pueden utilizar sin problema tanto por visitantes como por expositores de la feria.

Servicio de Guardarropía

El servicio de guardarropa en IFEMA suele costar alrededor de €2 a €3 por artículo, pero los precios pueden variar según el evento y el tamaño de los objetos almacenados. El guardarropa funciona por orden de llegada, y los asistentes reciben un ticket o ficha al depositar sus pertenencias. Este ticket se presenta luego para recuperar los objetos más tarde. Es importante guardar el ticket con cuidado, ya que perderlo puede dificultar la recuperación de los objetos almacenados. Además, el servicio de guardarropa suele cerrar poco después de la conclusión del evento, por lo que los asistentes deben recuperar sus pertenencias antes del horario de cierre.

¡Contáctanos ahora para comenzar en el camino hacia el éxito en eventos!

Para consultas o reservas, contáctanos en hola@acheazafatas.es o llama al +34 91 444 0123 o +34 637 533 334. Aprovecha la magia de cualquier temporada y crea recuerdos en nuestros eventos bien organizados.

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El mundo del whatsapp y las nuevas tecnologías móviles está dando mucho de qué hablar. Todos somos conscientes de la importancia del conocimiento y uso de esta aplicación, pero ¿hasta qué punto es beneficioso? Sin ir más lejos, esta semana, visitando una de las ferias de IFEMA me sorprendió ver a muchas azafatas en posición encorvada, ensimismadas con la mirada clavada en el móvil y absortas en su proceso de envío-recepción de sms y emoticonos.

Por favor, NO LO HAGAIS. Si vuestro coordinador o cliente os ve, seguro que no querrá volver a con vosotr@as en futuras colaboraciones.

Creedme, NO DA BUENA IMAGEN. Puede ser que tengas que presenciarlo desde fuera para darte cuenta de la imagen que se transmite.  Seguro que a cualquier asistente a un congreso, feria o evento no le agrada nada comprobar como las azafatas, personal de apoyo y asistencia imprescindible, se encuentran chequeando y revisando constantemente su teléfono. Se trata de una falta de respeto y denota desinterés hacia tu trabajo. Recordad que vuestro objetivo se centra en dos aspectos:

1) Dar información sobre el producto, servicio o empresa a la q representamos y

2) Proyectar la mejor imagen para nuestro cliente. El hecho de estar «enganchada» al móvil nos hace perder oportunidades de contactar con potenciales clientes. Recordad que nosotras no debemos esperar a que venga el cliente sino alentarle para que venga y coja información o nos conozca. Una simple sonrisa a un visitante que pasa puede ser el detalle que provoque el querer parar en nuestro stand. Si estamos mirando a la pantalla del móvil, poco conseguiremos.

Además de los aspectos negativos que acabo de resaltar en el campo laboral, el uso excesivo de esta herramienta también cuenta con otras denotaciones negativas como pueden ser: el desinterés por la vida real, falta de respeto al contestar al móvil cuando se está en compañía real de otras personas, obsesión y herramienta de control (revisar últimas conexiones de otra persona, si ha recibido tu sms, etc).

A pesar de ello, la aplicación de WHATSAPP cuenta con múltiples aspectos positivos si se usa con moderación. En ACHE Azafatas estamos a favor del aprovechamiento de las nuevas tecnologías en la comunicación con nuestros trabajadores/as. Os detallamos el por qué:

1.       Se trata de una forma de comunicación gratuita y rápida.

2.       Permite el intercambio de archivos: fotos, briefings, justificantes que agiliza el trabajo.

3.       Las azafatas pueden avisar de la hora llegada, salida, descansos, etc. De este modo, el gestor estará al tanto del cumplimiento del horario.

4.       Posibilidad de hacer grupos en whatsapp con las azafatas que vayan a trabajar en un evento como miembros. Así, podremos comunicar de una sola vez a todas/os la información. Además, cualquier duda que nos pregunte una azafata será respondida y así, otra trabajadora que no hubiera pensado en ello, ya puede tener claro otro determinado aspecto. Por supuesto, la comunicación del grupo será previa al evento (no durante el mismo).

Del mismo modo, os damos unos consejos para el uso del WHATSAPP durante el trabajo:

–          Los móviles deben estar apagados y guardados con el resto de nuestras pertenencias en el lugar habilitado para ello.

–          Si necesitáis realizar una llamada urgente, puedes retirarte al baño o al exterior, nunca delante del cliente o los asistentes.

–          Es preferible que pidas permiso al cliente para que nos autorice a ausentarnos durante unos minutos, de modo que otra compañera cubra nuestro puesto y no se quede vacío. Así mismo, el cliente estará al tanto de que nos hemos retirado un momento evitando así que nos llegara a buscar sin saber dónde nos encontramos.

–           Las fotografías que hacemos con las cámaras de los móviles suelen tener buena calidad y resolución, por lo que puede ser interesante realizar alguna fotografía al inicio o al final del evento para contar con un registro de nuestras acciones y trabajos. Se lo podemos pasar a la coordinadora de la empresa de azafatas, quien probablemente lo agradecerá. También resultaría conveniente que le solicitáramos al cliente permiso para hacernos alguna fotografía, incluso si el trato es cercano, ellos nos podrían tomar las fotografías de todo el quipo de azafatas.

–          Nos permite enviar el briefing con el horario firmado de forma inmediata

¿Qué opináis vosotros? ¿Os habéis dado cuenta de este nuevo fenómeno? ¿Qué sensación te ha transmitido ver a azafatas/os trabajando y usando el móvil? Cualquier opción será bienvenida!

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El personal que trabaja en la recepción de los hoteles desempeña una labor compleja y de la que seguro que todos contamos con alguna experiencia que contar. Para que dicha experiencia sea lo más satisfactoria posible y el recuerdo que el cliente se lleve de nosotros sea más que grato, debemos conocer nuestras funciones, competencias y comportamiento  a seguir en todo momento.

En qué consiste la recepción en un Hotel.

Comencemos. ¿Listos? ¿Sabríais decirnos cuál es el objetivo de nuestro puesto de trabajo? Pues en líneas generales, nuestro papel es de satisfacer, siguiendo las normas de calidad del establecimiento, las necesidades del cliente: acogida, entrada, estancia y despedida, gestión de reservas, asistencia e información, atención de las comunicaciones, así como el desempeño de las funciones administrativas, de facturación y comerciales que sean necesarias.

Expliquemos las funciones concretas del puesto.

1. Por un lado, podemos desempeñar la función de ORGANIZAR Y GESTIONAR EL SERVICIO DE RECEPCIÓN EN EMPRESAS DE HOSTELERÍA. Pero ¿Qué actividades y tareas engloba? Toma nota:

-Formalizar las entradas y salidas de clientes, aportándoles la información necesaria para la óptima prestación del servicio.

-Gestionar eficazmente las reservas con el fin de obtener el mayor índice de ocupación a la vez que se satisfaga las expectativas de los clientes.

-Generar una atención de calidad a los clientes para anticiparse a sus expectativas.

-Formalizar la documentación y gestionar la información para remitirla posteriormente a los departamentos adecuados.

-Registrar, controlar y cobrar los servicios consumidos por los clientes.

2. Por otro lado, podemos desempeñar la función de ORGANIZAR Y GESTIONAR EL SERVICIO DE CONSERJERÍA EN ESTABLECIMIENTOS HOTELEROS. ¿Cómo lo haremos?

-Atendiendo a la seguridad de los clientes y de las pertenencias depositadas en el establecimiento a través del control de los accesos a las instalaciones.

-Realizando los servicios de correspondencia, mensajería y despertador cuando sea necesario o nos den instrucciones para ello.

-Aportando a los clientes aquella información que soliciten.

3. Por último, podemos desempeñar la función de ORGANIZAR, GESTIONAR E INTERVENIR EN EL SERVICIO DE COMUNICACIONES EN ESTABLECIMIENTOS HOTELEROS.

En este caso, nos encargaremos de:

– Ser los mediadores entre las comunicaciones de los clientes y los departamentos que la emitan y reciban, a fin de que se efectué las mismas con fiabilidad, prontitud y discreción.

– Registrar y controlar adecuadamente todo tipo de llamadas que mantengan los clientes con el resto del personal, mediante los medios disponibles para realizar una correcta facturación y control de la producción.

De forma paralela, debemos tener en cuenta que la labor del Recepcionista del hotel es supervisada y dirigida por el Jefe de Recepción, quien a su vez, reporta directamente al Director del Hotel.

En ocasiones, también nos encontramos con otras figuras, como el mozo de equipaje o botones, quien se encarga del transporte del equipaje de los clientes a la llegada y a la salida, así como de otras tareas básicas de apoyo a nuestra labor.

Existen multitud de posibilidades y variaciones según las características del sector, del puesto, etc. Aun así, queríamos aclarar determinados conceptos para el correcto entendimiento y desempeño de dicha labor.

Esperamos que os haya sido de utilidad. ¿Alguna experiencia que queráis destacar?

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Normalmente las azafatas, aunque con contrato, trabajan de forma esporádica con diferentes empresas, sin exclusividad y sin ninguna razón, salvo las evidentes, para que nos sigan contratando una vez acabados los servicios. Muchas veces nos preguntáis cómo hacer para que os llamemos más o cuál es el sistema que seguimos para hacerlo. Existen muchas causas: que el cliente lo pida, que tengas un perfil (idiomas, experiencia, etc) que justo cuadre con ese trabajo, que tengas disponibilidad, que vivas cerca, … pero en general la respuesta correcta y que engloba a todas es: porque hablan de tí. Es así, es un hecho, al igual que una empresa quiere que hablen de ella para que los clientes aumenten, una azafata debe verse a sí misma como una microempresa. ¿Quieres clientes (empresas de azafatas)? Haz que hablen de tí, te contatarán. La fórmula es sencilla y las formas de conseguirlo numerosas:

1. Entra en las redes sociales, contacta con tus potenciales clientes (empresas de azafatas), interactúa, mira lo que buscan y ofréceselo.
2. Cuando vayas a trabajar asegúrate que tu empresa es consciente de lo bien que trabajas, que has entendido el trabajo y que te preocupas porque salga bien. Por experiencia os podemos decir que en cuanto una azafata destaca por algo de esto, enseguida se comenta con una compañera.
3. ¿Qué hay mejor que una compañera que sabe trabajar? Eso se nota, el interés, la motivación. Pasamos muchas horas en nuestros diferentes puestos y muchas veces en pareja, no hay nada como una compañera positiva y con energía, la jornada se hace mucho más corta. Las compañeras querrán volver a trabajar con vosotras.
4. ¿Y qué decir del cliente? Las azafatas que destacan por lo bien que trabajan son la primera cosa que nos comentan los clientes, os lo aseguramos. ¿Por qué? Por que quieren volver a trabajar con ellas, quieren dejar claro que la próxima vez quieren contar con ellas. Para ello es fundamental no sólo hacer bien las cosas, sino que se vean. Os acordáis de esa frase de: “La mujer del César no sólo ha de serlo sino parecerlo?

En resúmen, no sólo hay que hacer bien las cosas, sino que sepan que las hemos hecho bien. Y no nos entendáis mal, no se trata de ser pelota y decir contantemente lo bien que trabajamos, sino trasladar a nuestros superiores que lo hemos hecho para que puedan quedarse tranquilos. El trabajo de azafata es muy importante, somos la cara, la imagen y la palabra de nuestros clientes, pero no trabajamos solas, vamos asociadas a una cadena y a un equipo. Cuando uno trabaja en equipo y, como nosotras, cambiando constantemente, nunca sabemos lo que quiere realmente cada uno o cómo le gusta trabajar. La mejor forma de facilitar las cosas es comunicarse y comunicar lo que hacemos, así si está mal nos lo dirán ensguida y podremos corregirlo,y, si está bien, haremos nuetsro trabajo tranquilas y con el reconocimeinto por ello.

Así que ya sabéis para vuestros próximos trabajos, asumir como vuestra máxima: Haz que hablen de tí,veréis como todo querrán contar con vosotras!

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Hoy en día es habitual que tanto hombres como mujeres suframos de “piernas cansadas”, ya sea por pasar muchas horas de pie, en la misma postura, o todo lo contrario, permanecer sentados durante mucho tiempo. Todo ello, unido a hábitos de vida poco saludables, alimentación, sedentarismo, herencia o cambios hormonales propician su aparición.

En nuestro sector es muy habitual que las piernas se resientan y nuestro organismo lo note. Por lo que para prevenir su aparición os recomendamos 10 sencillas pautas:

– Lo imprescindible es no permanecer todo el tiempo en la misma postura. Nos levantaremos o sentaremos cada cierto tiempo haciendo pequeños ejercicios (puntillas/cuclillas).

– Debemos evitar cruzar las piernas. Rectificaremos esta postura al ser la más dañina.

– Una buena práctica que activa la circulación es la de darnos masajes en las piernas usando alguna crema. Del mismo modo, las duchas con agua fría son muy recomendables.

– Adicionalmente, para fomentar el descanso nocturno de las piernas, podemos elevarlas con una almohada o un colchón ligeramente inclinado en la parte inferior.

– Nuestra vestimenta también es clave. Las prendas ajustadas, los tacones muy altos o la total ausencia de un mínimo de suela o plataforma no son nada recomendables.

– Beber mucha agua (además de infusiones, sopas, etc.) y mantener una dieta equilibrada rica en fibra ayudan a prevenir problemas circulatorios.

– Huir del estrés, descansar y relajarnos. Por supuesto que no es fácil, pero hay que tomarse en serio los avisos que nos da nuestro cuerpo.

.-Y cómo no, mantenernos activos y practicar deporte nos aporta todo tipo de beneficios. Ya sea andar, como correr o practicar natación.

ESPERO QUE OS SEA DE AYUDA

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Ya queda poco para el fin de las vacaciones, algunos ya hemos vuelto a llenar las oficinas y las calles madrileñas con un moreno renovado. Historias y anécdotas que compartir con nuestros compañeros de trabajo, pero también tristeza por el fin de nuestros días libres.

Seguramente, todos hemos escuchado alguna vez hablar del Síndrome Postvacional (SPV). Un síntoma causado por la incapacidad de adaptación laboral tras un periodo de vacaciones prolongado. Según diversos estudios médicos, puede llegar a afectar a un 35% de los trabajadores españoles con edades comprendidas entre los 25 y 40 años. En la mayoría de los casos, los efectos pasan a los pocos días, pero en ocasiones, pueden llegar a prolongarse y convertirse en un problema serio.

A pesar de haber contado con unas semanas de descanso, donde hemos recargado las pilas y desconectado de nuestra rutina, las personas afectadas por este síndrome pueden llegar a manifestar angustia, apatía, tristeza, falta de energía, insomnio, irritabilidad e incluso depresión. Y está claro que estos síntomas, se reflejan negativamente en el rendimiento de los trabajadores. Nuestro sector basado en la atención al cliente es uno de los más afectados, ya que recepcionistas, azafatas y secretarias deben estar en continuo contacto con el público.

Para EVITAR que esto ocurra os recomendamos unas pautas para llegar al trabajo con ganas, con energía renovada y ¿Por qué no? FELICES.

3. No abarcar todo de golpe. Adaptación paulatina a nuestra rutina. Abarcar menos tareas y salir más temprano en la medida de lo posible. Tu rendimiento volverá a subir en poco tiempo.

4. No incorporarse un LUNES. Es mejor comenzar otro de la semana para nuestra progresiva conciliación.

5. Llevar a cabo ejercicios de relajación, respiración y estiramientos que nos ayuden a combatir el estrés.

6. Dividir las vacaciones en dos periodos en lugar de en uno solo.

7. No pensar en las próximas vacaciones, centrarnos en aprovechar las condiciones presentes y expectativas a corto plazo.

8. No añorar las vacaciones, tomar los fines de semana y los puentes como unas mini vacaciones.

9. Fomenta un buen clima de trabajo, habla y comparte experiencias y proyectos con tus compañeros.

 10. Y sobre todo PENSAR EN POSITIVO, restar importancia a los problemas, sacar partido de nuestra energía renovada.

Espero que con estos consejos podamos retomar el ritmo de trabajo requerido, pues se trata de eso, TRABAJO. Es una parte de nuestra vida y como tal, lo mejor es ser prácticos, fomentar los aspectos que nos motiven y que nos hagan sentirnos valorados y realizados.

ÁNIMO!!!

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